Programa Voluntario para Compartir la Licencia en Situaciones Catastróficas (Voluntary Catastrophic Leave Sharing Program)

Descripción general

Un empleado que está de licencia puede experimentar alguna situación catastrófica por la cual necesite días adicionales de licencia con goce de sueldo. Los programas voluntarios para compartir la licencia en situaciones catastróficas abordan esta necesidad y permiten que los empleados elegibles donen sus horas para ayudar a otros.

Opciones de licencias por situaciones catastróficas

Política

El Programa Voluntario para Compartir la Licencia en Situaciones Catastróficas (Voluntary Catastrophic Leave Sharing Program) permite la continuidad del salario y los beneficios de los empleados elegibles que agotaron su licencia con goce de sueldo después de sufrir una lesión o enfermedad catastrófica, que deben cuidar a un familiar o miembro del hogar que sufre una lesión o enfermedad catastrófica o cuando un empleado experimenta un evento catastrófico. Los empleados elegibles de Health y del campus de la UCSF, incluidos los miembros del cuerpo docente y el personal académico que no pertenece al cuerpo docente elegibles, pueden participar en el programa para compartir la licencia. La intención de este programa no es cambiar la política ni la práctica actual con respecto a las vacaciones, licencias por enfermedad o licencias con goce de sueldo (PTO).

Definiciones

  1. Una lesión o enfermedad catastrófica se define como una enfermedad, lesión, discapacidad o afección física o mental grave y debilitante que persiste durante un mínimo de siete días calendario e implica lo siguiente:
    • El periodo de una enfermedad, lesión o tratamiento relacionado con la atención para pacientes internados (p. ej., internación durante la noche) en un hospital, centro de cuidados paliativos o centro residencial de atención médica.
    • El periodo de una enfermedad o lesión por la cual deba ausentarse más de siete días calendario del trabajo y que también implica un tratamiento continuo por parte de un proveedor de atención médica autorizado o bajo su supervisión.
    • El periodo de una enfermedad o lesión por la cual deba ausentarse más de siete días calendario del trabajo y que también implica un tratamiento médico planificado continuo por parte de un proveedor de atención médica autorizado o bajo su supervisión.
    • El periodo de una enfermedad o lesión (o un tratamiento médico planificado) a causa de una afección crónica grave.
    • El periodo de una enfermedad o lesión de larga duración a causa de una afección para la cual el tratamiento puede resultar ineficaz (p. ej., un accidente cerebrovascular, una enfermedad terminal, etc.).
    • Una licencia para recibir varios tratamientos médicos planificados (incluido cualquier periodo de recuperación) ya sea por una cirugía reconstructiva (después de un accidente o lesión) o por una afección crónica (p. ej., cáncer o enfermedad renal).
  2. Un evento catastrófico se define de la siguiente manera:
    • El fallecimiento de un familiar o miembro del hogar.
    • Una pérdida por un accidente catastrófico debido a un ataque terrorista, incendio o desastre natural.
  3. Un familiar o miembro del hogar se define como el cónyuge del empleado, pareja de hecho con quien el empleado estableció un acuerdo de unión de hecho, hijos (incluidos los hijos de la pareja de hecho del empleado), padres, hermanos, abuelos y nietos, familia adoptiva y familia política; la familia por adopción también se incluye de la misma manera que a los parientes consanguíneos que se mencionaron anteriormente y cualquier persona que resida en la casa del empleado por quien tenga obligaciones personales.

Elegibilidad

  1. Los empleados elegibles con una carrera profesional en estado regular que acumulan licencias por vacaciones o PTO pueden donar las horas de vacaciones o PTO acumuladas a los beneficiarios elegibles.
  2. Un beneficiario elegible es un empleado que:
    • Alcanzó el estado de carrera profesional y completó el periodo de prueba (estado regular), en caso de que se requiera alguno.
    • Proporcionó la verificación correspondiente de un evento catastrófico o una enfermedad o lesión catastrófica (p. ej., certificación médica de la enfermedad del empleado) a la persona a cargo de la aprobación junto con el representante de RR. HH.
    • Se le otorgó una licencia debido a una enfermedad, una lesión o un evento catastróficos.
    • Agotó los días acumulados de licencia con goce de sueldo de la UCSF.
    • No cuenta con la cantidad necesaria de días pendientes de licencia para cubrir el periodo sin cobertura por discapacidad o no posee beneficios por discapacidad.
    • No posee un reclamo de indemnización laboral pendiente o no recibe pagos de indemnización laboral por discapacidad temporal.
    • Solicita y recibe licencias donadas a causa de una enfermedad, una lesión o un evento catastróficos antes de la finalización de la licencia.
  3. Los empleados de la unidad de negociación que cumplen con los requisitos de elegibilidad definidos en las secciones III.A y III.B pueden participar en este programa voluntario de licencias por situaciones catastróficas si la participación en este tipo de programas se acepta de manera específica en las disposiciones del convenio colectivo de trabajo.
  4. De acuerdo con los requisitos de elegibilidad, los grupos a continuación no son elegibles para donar ni recibir donaciones en virtud de este programa:
    • Residentes, médicos internos, fellows clínicos.
    • Estudiantes de posdoctorado (empleados, fellows y académicos que reciben el pago directamente de otros organismos).
    • Conferencistas.
    • Profesores clínicos voluntarios (APM 279).
    • Personal académico del cuerpo docente y que no pertenece al cuerpo docente que no acumula días de licencia por vacaciones.
    • Empleados contratados, personal con nombramiento limitado y personal temporal.

Limitaciones

  1. La cantidad total de tiempo que un empleado puede permanecer sin trabajar con licencias donadas es de seis meses consecutivos o no consecutivos dentro de un periodo de 12 meses.
  2. Solo pueden donarse las horas acreditadas en vacaciones o PTO acumuladas (las donaciones no pueden hacerse antes de que se genere la acumulación).
  3. Un empleado puede donar una cantidad mínima de ocho horas y un máximo de 40 horas para un periodo continuo de licencia a causa de una enfermedad, una lesión o un evento catastróficos.
  4. La cantidad máxima de horas acreditadas que se pueden donar a la cuenta de la licencia por situaciones catastróficas de un empleado se establece de la siguiente manera:
    • En el caso de los empleados elegibles con una carrera profesional de estado regular, la donación máxima que se puede acreditar en la cuenta de licencia del beneficiario debe ser la cantidad necesaria para garantizar la continuidad del salario regular del empleado durante el periodo aprobado de licencia por situaciones catastróficas.

Transferencia de licencias

  1. A fin de mantener una gestión de registros sencilla y verificable, las horas acreditadas por vacaciones o PTO deben transferirse hora por hora, independientemente de las diferencias en la escala salarial.
  2. Las donaciones son voluntarias, confidenciales e irrevocables.
  3. El empleado que necesite la licencia (beneficiario) completará el Formulario para solicitar las donaciones de licencias y lo enviará a la persona a cargo de la aprobación para que verifique la elegibilidad. La persona a cargo de la aprobación de los empleados con una carrera profesional de estado regular es el gerente del departamento (o designado).
    1. La persona a cargo de la aprobación trabajará con Recursos Humanos (Gestión de Licencias de UCSF Health o el especialista en licencias del campus, según corresponda) para verificar si el empleado cumple con los requisitos de elegibilidad que se mencionan en la sección III, Elegibilidad.
    2. Si el empleado es elegible para recibir las donaciones de licencias, la persona a cargo de la aprobación debe determinar si aprueba o rechaza la solicitud.
    3. Si se aprueba la solicitud, la persona a cargo de la aprobación puede comunicar la necesidad a otros miembros del personal de una manera conveniente para el beneficiario, por ejemplo, por correo electrónico o de forma oral.
  4. Los empleados que quieran donar deben enviar el Formulario de autorización para donar licencias a la persona a cargo de la aprobación o a Recursos Humanos (Gestión de Licencias de UCSF Health o al especialista en licencias del campus, según corresponda) para verificar si el empleado cumple con los requisitos de elegibilidad que se mencionan en la sección III, Elegibilidad.
    • Si se verifica la elegibilidad, la persona a cargo de la aprobación aprobará la solicitud.
  5. Los días pendientes actualizados de las vacaciones o PTO se registrarán en el sistema de control de asistencia de la Universidad, tanto para el departamento del empleado donante como para el del beneficiario.

Formularios

El Programa Voluntario y de Emergencia para Compartir la Licencia en Situaciones Catastróficas (EVCLSP) es un programa de emergencia de implementación temporal en respuesta a la pandemia de la COVID-19. El EVCLSP permite que los empleados donen los créditos acumulados de vacaciones o PTO a un banco de licencias para los empleados que se ven afectados por la COVID-19. Con el fin de apoyar este esfuerzo, se creó un banco de licencia temporal.



Las pautas de la UCSF con respecto al Programa Voluntario para Compartir la Licencia en Situaciones Catastróficas (Voluntary Catastrophic Leave Sharing Program, VCLSP) se aplican con el fin de determinar los métodos de recepción, donación y seguimiento de los créditos de vacaciones o PTO. Debe leer las pautas con respecto a la pandemia de la COVID-19 para este programa de emergencia temporal junto con las pautas del Programa Voluntario y de Emergencia para Compartir la Licencia en Situaciones Catastróficas (VCLSP).



Las definiciones de “lesión o enfermedad catastrófica” y de “evento catastrófico” se explicaron en este programa temporal:

  1. Lesión o enfermedad catastrófica
    • El empleado no puede trabajar debido a que él o un familiar padece de COVID-19.
  2. Evento catastrófico
    • El empleado no puede trabajar ni trasladarse, y se le indicó que no asista al trabajo a causa de la COVID (incluye el autoaislamiento).
    • El empleado que recibe atención no hospitalaria y no puede trabajar ni trasladarse debido a un pedido de aislamiento en el lugar.
    • El empleado no puede trabajar ni trasladarse debido al cierre de escuelas o centros de atención a personas dependientes.

Elegibilidad para el beneficiario (el empleado que recibe las vacaciones o PTO donadas)

  • Los empleados elegibles pueden recibir donaciones del banco de emergencia temporal para el personal afectado por COVID o desde el programa VCLSP actual.
  • El director o jefe del departamento es el encargado de aprobar la licencia.
  • El beneficiario no posee días suficientes de vacaciones, licencia por enfermedad/prolongada por enfermedad, tiempo libre compensatorio ni PTO para cubrir la licencia.
  • Los beneficiarios elegibles recibirán hasta 16 horas del banco de emergencia temporal, si las horas están disponibles. Tendrán prioridad los empleados que lo soliciten por primera vez. Si se otorga la primera solicitud, podrán presentarse solicitudes adicionales por horas que se considerarán después de las primeras solicitudes.
  • El empleado no recibe beneficios por discapacidad ni indemnización laboral.

* Nota: La recepción de días donados puede tener consecuencias fiscales; por lo tanto, consulte con su asesor fiscal para obtener más información.

Elegibilidad para el empleado donante (empleado que dona las vacaciones o PTO)

  • Los empleados elegibles pueden donarle al banco de emergencia temporal para el personal afectado por COVID o pueden donarle a una persona en particular de acuerdo con el programa VCLSP actual. La donación máxima que un empleado puede realizar a estos dos programas son 40 horas en un periodo de 12 meses.
  • Las horas donadas que no se utilicen durante la situación de emergencia por COVID-19 estarán disponibles para el personal elegible que puede solicitar las horas a través del Programa Voluntario para Compartir la Licencia en Situaciones Catastróficas (Voluntary Catastrophic Leave Sharing Programs).
  • Solo pueden donarse los créditos de vacaciones o PTO acumulados (las donaciones no pueden realizarse antes de que se genere la acumulación).
  • Un empleado puede donar una cantidad mínima de ocho horas. La donación no puede reducir la cantidad de días pendientes de la licencia del empleado en más del 50 %.

Procedimiento

La implementación del programa para los empleados con representación exclusiva está sujeta a los procedimientos de notificación del sindicato.

Si necesita localizar al especialista en licencias:

El propósito del Programa de Emergencia para Compartir Licencias por Vacaciones del Comité Mundial de Asistencia en Casos de Desastres (Global Disaster Assistance Committee Emergency Vacation Leave Sharing Program, GDAC-EVLSP) es proporcionar ayuda a los empleados elegibles con carrera profesional del campus de la UCSF y del sistema de Health afectados por desastres internacionales, nacionales, regionales o locales designados por el GDAC. Esto incluye, entre otros, desastres declarados a nivel federal o estatal como incendios, inundaciones, otras pérdidas por un accidente u otros desastres para los cuales un organismo gubernamental solicitó asistencia.

Descripción general del programa

El Comité Mundial de Asistencia en Casos de Desastres (Global Disaster Assistance Committee, GDAC), junto con el asesoramiento de la Oficina de la Presidencia de la UC a través de UCSF Human Resources, determina si un desastre en particular cumple con los criterios para implementar el Programa de Emergencia para Compartir Licencias por Vacaciones (Emergency Vacation Leave Sharing Program, EVLSP). El banco del EVSLP está disponible solo si a la implementación la recomienda el GDAC y el rector otorga su aprobación.

El GDAC-EVLSP permite que los empleados elegibles donen sus vacaciones o licencias con goce de sueldo (PTO) al “banco” del GDAC-EVLSP que, a su vez, permite que los empleados elegibles y beneficiarios continúen recibiendo su salario y beneficios mientras realizan labores de asistencia nacional o internacional en caso de catástrofe. Cuando se minimice la necesidad de brindar asistencia voluntaria (según lo determine el GDAC), el banco se cerrará hasta que se vuelva a activar por otro desastre a nivel mundial.

Criterios para participar en el GDAC-EVLSP

  1. Empleados elegibles para participar en el GDAC-EVLSP:
    • Los empleados con carrera profesional que acumulan licencias por vacaciones o con goce de sueldo (PTO) son elegibles para solicitar o donar horas a través del EVLSP para labores de asistencia en caso de catástrofe.
    • El GDAC puede determinar los criterios de elegibilidad para el beneficiario del GDAC-EVLSP de acuerdo con la necesidad de asistencia con conocimientos clínicos específicos para la catástrofe. El beneficiario debe cumplir con los criterios definidos o documentados para la asistencia que se necesita.
  2. Empleados no elegibles para participar en el GDAC-EVLSP:
    • Los empleados que están de licencia con o sin goce de sueldo y aquellos que reciben beneficios por discapacidad o pagos por indemnización laboral.
    • Empleados sin carrera profesional (empleados contratados, personal con nombramiento limitado y personal temporal).
    • La participación en el programa para los empleados con representación exclusiva está sujeta a la notificación del sindicato.
    • El personal o los empleados académicos de investigación no son elegibles para las horas del programa.

Beneficiario del GDAC-EVLSP

  1. Información del beneficiario:
    • El beneficiario debe cumplir con los criterios de elegibilidad definidos.
    • El beneficiario puede utilizar un máximo de 80 horas en virtud del GDAC-EVLSP por año calendario de 12 meses. Según el tipo de desastre, el supervisor del empleado (en conformidad con el GDAC) podría hacer una excepción en función de cada caso en particular.
    • No es obligatorio agotar todas las licencias por vacaciones acumuladas, la PTO ni la licencia compensatoria (Compensatory Time Off, CTO) antes de utilizar los días donados.
    • La combinación de la licencia por vacaciones/PTO y la licencia del GDAC-EVLSP no puede superar las ocho semanas.
    • Las solicitudes de las horas donadas se evaluarán por orden de llegada o de acuerdo con las habilidades que se necesiten, según lo determine el GDAC.
    • Se recomienda encarecidamente que el beneficiario trabaje con una organización existente de asistencia en caso de catástrofe (p. ej., la Cruz Roja o el Equipo de Respuesta a Emergencias Comunitarias) que le proporcione un seguro.
    • La recepción de días donados puede implicar consecuencias fiscales; el beneficiario es responsable de consultar con su asesor fiscal para obtener más información.
    • El cuerpo docente de la Facultad de Medicina y Enfermería inscrito en el Plan de Indemnización de Ciencias de la Salud debe evaluar los requisitos adicionales que se describen en el sitio web de la Oficina del rector.
  2. Proceso de solicitud del beneficiario:
    • Se recomienda que los empleados que consideren tomarse una licencia para brindar asistencia en caso de una catástrofe analicen la situación con el supervisor, gerente, director o jefe del departamento y soliciten la aprobación para ausentarse de sus funciones habituales con suficiente anticipación.
    • Para solicitar la licencia, el empleado debe seguir el procedimiento establecido por el departamento o la unidad. La aprobación de la licencia para brindar asistencia en caso de una catástrofe queda a criterio del supervisor, gerente, director o jefe del departamento (la persona a cargo de la aprobación, según corresponda).
      • La persona a cargo de la aprobación de los empleados con una carrera profesional de estado regular es el gerente del departamento (o designado).
    • La duración de la licencia para brindar asistencia en caso de una catástrofe está sujeta a las necesidades operativas según lo determine la gerencia del departamento.
    • Las fechas de inicio y de regreso incluyen cualquier capacitación o tiempo de cuarentena obligatorio, según corresponda.
    • Los empleados elegibles que soliciten horas a través del GDAC-EVLSP deben completar, firmar y enviar la Solicitud para ser beneficiario del EVLSP a la persona a cargo de la aprobación para que la revise o autorice, seguida de la revisión o autorización de elegibilidad de RR. HH. Se le informará al empleado si la solicitud se aprueba o se rechaza, o si cumple con los criterios de elegibilidad.
    • Las horas del EVLSP solo deben utilizarse durante la licencia para brindar asistencia en caso de una catástrofe. Las horas que no se utilicen se devolverán al banco del GDAC-EVLSP.
    • Los empleados que obtengan la licencia para brindar asistencia en caso de una catástrofe deben regresar al horario habitual de trabajo cuando finalice la solicitud de licencia aprobada. Si el GDAC lo solicita para la catástrofe designada, se deben completar los procedimientos correspondientes a las licencias y al personal que regresa al trabajo antes de reanudar su actividad laboral.

Donante del GDAC-EVLSP

  1. Información del donante:
    • El donante debe cumplir con los criterios de elegibilidad definidos.
      • Las donaciones son voluntarias y deben tener la aprobación del supervisor, gerente, director o jefe del departamento (la persona a cargo de la aprobación, según corresponda).
      • Solo puede donarse la licencia por vacaciones y la licencia con goce de sueldo (PTO) acumuladas. Las donaciones no pueden realizarse antes de que se genere la acumulación.
      • La donación mínima es de 8 horas y la máxima es de 40 horas.
      • No pueden donarse más de 40 horas durante los 12 meses del año calendario anterior (incluida la donación actual).
      • La donación no puede reducir la cantidad de días pendientes de la licencia por vacaciones o PTO del empelado en más del 50 % de los días pendientes actuales.
      • Una vez que las horas se donan, la donación es irrevocable, las horas no se restablecerán a los días pendientes de la licencia por vacaciones o PTO del donante.
      • Las donaciones son anónimas con el fin de evitar influir en la decisión del donante para que done horas de la licencia por vacaciones o PTO.
      • Los empleados elegibles que quieran donar horas deben completar, firmar y enviar el Formulario de donación del EVLSP a la persona a cargo de la aprobación para que lo revise o autorice y para la revisión o autorización de elegibilidad de RR. HH. Se le informará al empleado si la donación se aprueba o se rechaza, o si cumple con los criterios de elegibilidad.

Pautas administrativas

  1. Procedimiento de solicitud
    • Persona a cargo de la aprobación:
      • Determina si se autoriza la licencia de acuerdo con las necesidades operativas del departamento o la unidad.
      • Junto con el GDAC y Recursos Humanos (RR. HH.), determina si el empleado cumple con los criterios de elegibilidad definidos.
      • Revisa y aprueba o rechaza la solicitud.
      • Por lo general, las solicitudes deben hacerse con anticipación; sin embargo, dada la naturaleza de las catástrofes, se pueden aprobar solicitudes después del suceso.
      • La persona a cargo de la aprobación informará al empleado si la solicitud se rechazó.
      • Si se aprueba, la persona a cargo de la aprobación firmará la solicitud completa del beneficiario para el EVLSP y la enviará a RR. HH. para que verifique la elegibilidad:
        • Campus: especialista en licencias
        • UCSF Health: Gestión de licencias
  2. Recursos Humanos:
    • Verifica la elegibilidad del empleado y realiza consultas con el GDAC o HBS Processing, según sea necesario.
    • Si el empleado no es elegible para recibir horas del EVLSP, RR. HH. informa al empleado y a la persona a cargo de la aprobación.
    • Si el beneficiario cumple con los criterios de elegibilidad, RR. HH. hará lo siguiente:
      • Informará al beneficiario la cantidad de horas donadas que recibirá.
      • Informará a la persona a cargo de la aprobación y al beneficiario que clasifiquen el uso de las horas donadas como licencia por vacaciones o PTO (cualquiera sea la opción que le corresponda al beneficiario).
      • Enviará la solicitud aprobada del beneficiario del EVLSP a HBS Processing.
  3. El equipo de HBS Processing:
    • Establece una cuenta que se utilizará como el banco de donaciones del GDAC-EVLSP para realizar el seguimiento de las horas donadas.
    • A fin de mantener una gestión de registros sencilla y verificable, las horas acreditadas por vacaciones o PTO deben transferirse hora por hora, independientemente de las diferencias en la escala salarial.
    • Tras recibir la solicitud aprobada del EVLSP, HBS Processing transfiere las horas donadas de licencia por vacaciones o PTO a los días pendientes del beneficiario. Después de que el beneficiario completa la licencia para brindar asistencia en caso de una catástrofe, todas las horas donadas del EVLSP que no se utilizaron regresan al banco de donaciones del GDAC-EVLSP.

Formularios